Le Guide de la Base de Connaissances Entreprise

La Base de Connaissances Entreprise de TendHunter centralise l'ensemble de votre patrimoine documentaire — propositions passées, CV de vos experts, certifications et références projets — pour le mettre à disposition de votre Assistant de Documents IA. Lors de la préparation d'une réponse à un appel d'offres, l'assistant exploite ce contenu pour accélérer la rédaction, renforcer la pertinence des propositions et identifier les ressources internes les mieux adaptées à chaque opportunité.

Intégrée à l'Assistant de Documents IA, cette fonctionnalité s'appuie sur les documents que vous centralisez pour adapter ses réponses au contexte spécifique de votre organisation : terminologie métier, méthodologies, expertises disponibles et historique projet. Plus la base est enrichie, plus les contenus générés gagnent en précision et en cohérence avec votre positionnement.

Ce guide présente la marche à suivre pour constituer votre base de connaissances, l'organiser efficacement et tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités dans le traitement de vos appels d'offres.

1. Le Principe Clé : "Téléversez Une Fois, Utilisez Partout"

Le concept est simple mais puissant. La Base de Connaissances est une bibliothèque centralisée où vous stockez tous vos documents réutilisables.

Le problème que cela résout : Pour chaque nouvel appel d'offres, vous deviez probablement retrouver et téléverser manuellement les mêmes documents de référence (certifications, CV, etc.) dans l'Assistant de Documents.

La solution : Avec la Base de Connaissances, vous téléversez ces documents une seule fois. Ils deviennent alors instantanément disponibles dans l'espace de travail de l'Assistant de Documents IA pour chaque appel d'offres que vous ajoutez à un projet. Fini les tâches répétitives. Vous construisez une source de vérité unique et toujours accessible.

Plus vous l'alimentez, plus l'IA devient intelligente. Chaque document ajouté enrichit le contexte de l'IA, rendant ses analyses, ses rapports et ses réponses de plus en plus pertinents et alignés avec votre savoir-faire.

Disponibilité : Cette fonctionnalité est accessible pour tous les comptes avec un abonnement Pro ou Business actif.

2. Construisez Votre Bibliothèque : Organisation et Gestion

Accéder à Votre Base de Connaissances

L'accès est centralisé dans vos paramètres : Paramètres → Documents.

Organiser Vos Documents

Pour une gestion efficace, vous pouvez classer chaque document téléversé dans des catégories prédéfinies :

Propositions passées : Pour réutiliser des formulations et des approches qui ont déjà fait leurs preuves.
CV de l’équipe : Pour que l'IA puisse identifier et suggérer les profils les plus pertinents.
Fiches de références : Pour démontrer votre expérience sur des projets similaires.
Certifications : Pour valider rapidement votre conformité (ISO 9001, 27001, etc.).
Juridique : Pour vos CGV, clauses standards, et autres documents légaux.
Documents internes / Autre : Pour vos politiques RSE, présentations corporate, fiches produits, etc.

Comment Ajouter et Gérer un Document ?

Cliquez sur "+ Ajouter un document".

Téléversez votre fichier via un simple glisser-déposer ou en le sélectionnant sur votre ordinateur.
Remplissez les informations :
- Catégorie : Choisissez dans la liste. (Obligatoire)
- Description : Ajoutez un court texte pour le contexte. (Optionnel)
- Statut :
  - Actif : Le document sera disponible et utilisable par l'Assistant de Documents IA.
  - Archivé : Le document est conservé mais ne sera pas proposé dans l'assistant.
Cliquez sur "Téléverser".

Une fois le document traité par notre système, vous pourrez :

Consulter le résumé du fichier : cliquez simplement sur le nom du fichier ou sur l'icône en forme d'œil.

Modifier le fichier : cliquez sur l'icône crayon du document concerné pour modifier la catégorie, la description ou le statut du fichier (actif ou archivé).

Télécharger le fichier

Supprimer le fichier : cliquez sur l'icône corbeille du document concerné, puis confirmez la suppression.

Spécifications techniques

Nombre de fichiers : Jusqu'à 60.
Nombre de pages : Jusqu'à 1500 au total.
Taille max par fichier : 5 Mo.
Formats supportés : PDF, docx, xlsx, Images (JPG, PNG), TXT.

3. Intégration avec l'Assistant de Documents IA

Votre Base de Connaissances est nativement intégrée à l'Assistant de Documents de chaque appel d'offres.

Lorsque vous ouvrez l'assistant, le panneau "Sources" est divisé en deux :

Documents de l'Appel d'Offres : Les fichiers que vous téléversez spécifiquement pour cette offre (CCTP, RC, etc.).

Base de Connaissances Entreprise : Votre bibliothèque de documents réutilisables.

Pour chaque rapport que vous souhaitez générer, vous avez un contrôle total. Cochez simplement les documents spécifiques à l'AO ET les documents pertinents de votre base de connaissances que vous souhaitez que l'IA utilise comme contexte.

4. Cas d'Usage Concrets

Voici comment cette fonctionnalité peut accélérer et améliorer votre travail.

Exemple 1 : Génération d’une proposition technique

L’utilisateur génère un rapport dans l’assistant de documents en sélectionnant le CCTP de l’AO + 3 propositions passées de la base de connaissances. L’IA s’inspire des structures et formulations des offres précédentes pour produire un brouillon adapté aux exigences du nouvel AO.

Exemple 2 : Vérification des compétences

L’utilisateur demande dans le chat : « Quels profils de notre équipe correspondent aux exigences de compétences du lot 2 ? ». L’agent recherche dans les CV de la base de connaissances et croise avec les exigences du CCTP pour proposer les meilleurs profils.

Exemple 3 : Analyse des risques contractuels

L’utilisateur sélectionne le CCAP de l’AO + les CGV de l’entreprise depuis la base de connaissances. Il demande un rapport comparatif identifiant les divergences entre les conditions de l’acheteur et les conditions habituelles de l’entreprise.

Conclusion : Votre Savoir d'Entreprise, Amplifié par l'IA

La Base de Connaissances Entreprise est bien plus qu'un simple espace de stockage. C'est le cerveau de votre activité de réponse aux appels d'offres. En la nourrissant avec votre expertise, vous transformez l'IA de TendHunter en un assistant qui non seulement comprend le marché, mais qui comprend surtout vous.