Le Guide des Smart Checklists

L'analyse de correspondance IA de TendHunter est un allié puissant. En quelques secondes, elle vous donne une vue à 360 degrés d'un appel d'offres : score, points forts, risques, conseils stratégiques... Mais nous savons que chaque entreprise est unique. Vos critères de décision, votre culture du risque et vos priorités stratégiques vous sont propres. Un bureau d'études en génie civil ne se pose pas les mêmes questions qu'une ESN spécialisée en cybersécurité pour décider de répondre ou non à une offre.

Alors, comment intégrer votre expertise interne directement dans le flux d'analyse de TendHunter ?

La réponse est notre nouvelle fonctionnalité : les Smart Checklists — Listes de Vérification Intelligentes. Cet outil vous permet de créer vos propres grilles de questions et d'obtenir des réponses générées par notre agent IA, entièrement contextualisées à chaque appel d'offres.

1. Pourquoi les Smart Checklists vont changer votre façon de décider

Les Smart Checklists ne sont pas un simple gadget. C'est une couche de personnalisation stratégique qui s'ajoute à l'analyse existante.

Votre Expertise, Automatisée : C'est vous qui définissez les questions. Les Smart Checklists vous permettent de formaliser et d'automatiser les critères que vos experts internes utiliseraient manuellement.
Des Décisions Go/No-Go en Quelques Secondes : Au lieu de passer des heures à chercher des réponses à vos questions spécifiques dans les documents, obtenez des réponses ciblées, générées par l'IA en un seul clic.
Une Analyse Complémentaire : Les Smart Checklists ne remplacent pas l'analyse de correspondance. Elles l'enrichissent. L'analyse standard vous dit "Voici ce que l'appel d'offres exige", tandis que les checklists répondent à la question "Cet appel d'offres correspond-il à nos critères spécifiques ?".
Standardisation et Réutilisabilité : Créez vos checklists une seule fois au niveau du projet, et réutilisez-les pour chaque nouvel appel d'offres. Assurez une évaluation cohérente et standardisée sur toutes vos opportunités.

2. Étape 1 : Créez vos Checklists (Niveau Projet)

La création de vos checklists se fait au niveau du projet, car vos critères sont souvent liés à une stratégie ou un type de marché spécifique.

Le processus est simple :

Rendez-vous sur votre page de projets et, sur la carte du projet concerné, cliquez sur le bouton "Gérer les Smart Checklists".

Sur la nouvelle page, cliquez pour créer une nouvelle checklist.

Définissez votre checklist :
- Nom de la Checklist : Donnez-lui un nom clair et descriptif. Exemples : "Conformité Administrative et Juridique", "Faisabilité Technique - Web", "Analyse des Risques Financiers".
- Ajoutez vos Questions : Rédigez les questions qui sont cruciales pour votre processus de décision.
Exemples de questions :
- "Le budget estimé couvre-t-il nos coûts de main-d'œuvre et notre marge cible ?"
- "Les exigences en matière de certifications (ISO, RGPD) sont-elles déjà remplies par notre entreprise ?"
- "La charge de travail décrite semble-t-elle compatible avec la disponibilité de notre équipe pour les 6 prochains mois ?"
- "Les risques liés à la maintenance et à l’évolution du site web sont-ils acceptables ?"

Vous pouvez créer jusqu'à 10 checklists par projet, chacune contenant un maximum de 10 questions.

3. Étape 2 : Obtenez des Réponses Ciblées en un Clic (Niveau Appel d'Offres)

Une fois vos checklists créées, il est temps de les mettre au travail.

Accédez à votre Tableau de Suivi de projet (le tableau Kanban).

Sur la carte de l'appel d'offres que vous souhaitez évaluer, cliquez sur l'icône dédiée aux Smart Checklists.

Vous êtes maintenant sur la page d'exécution, organisée en deux panneaux :

Panneau de gauche : Vous voyez la liste de toutes les checklists que vous avez créées pour ce projet. Chacune a un statut : "Disponible" (prête à être exécutée) ou "Terminée" (les réponses ont déjà été générées).
Zone principale : C'est ici que les résultats s'affichent.
Lancez l'analyse :
- Sélectionnez une checklist "Disponible" dans le panneau de gauche.
- Cliquez sur le bouton "Lancer la checklist".

Que se passe-t-il en coulisses ? Notre agent IA se met au travail. Il prend en compte simultanément toutes les données de l'appel d'offres (description, lots, critères...) ET toutes les données de votre projet (vos compétences, spécialités, préférences...) pour formuler une réponse courte, précise et entièrement contextualisée à chacune de vos questions.

Une fois le traitement terminé, les réponses apparaissent en face de chaque question. Votre grille d'analyse personnalisée est complète.

4. Gestion Avancée et Bonnes Pratiques

Les Smart Checklists sont conçues pour être flexibles.

Mise à jour d'une Checklist : Vous avez modifié une checklist au niveau du projet (ajouté ou changé une question) après l'avoir déjà exécutée sur un appel d'offres ? Aucun problème. En retournant sur la page des checklists pour cet AO, un indicateur vous signalera que les résultats existants sont basés sur une version antérieure. Vous pourrez alors relancer la checklist pour obtenir des réponses à jour.

Suppression d'une Checklist : Si vous supprimez une checklist au niveau du projet, les résultats que vous aviez déjà générés pour cette checklist sur vos appels d'offres seront conservés. Cela garantit que vous ne perdez jamais l'historique de vos analyses passées.

Conclusion

Les Smart Checklists transforment l'analyse IA d'un monologue informatif en un véritable dialogue stratégique. Vous n'êtes plus un simple spectateur de l'analyse ; vous en êtes le chef d'orchestre. En intégrant votre propre expertise au cœur de la technologie de TendHunter, vous accélérez vos décisions, vous les rendez plus fiables et vous vous assurez que chaque opportunité est évaluée selon les critères qui comptent vraiment pour vous.